Kunden- und interne Terminvergabe

Im einfachsten Fall buchen Ihre Kunden/Patienten Termine über einen Gastaccount, während Sie die Verwaltung als Administrator erledigen. Jedes System hat mindestens zwei Benutzer: Einen Administrator mit allen Rechten und einen Gastaccount, dessen Rechte Sie einstellen können.

Terminvergabe für Netzwerke

Eine dedizierte Rechteverwaltung ermöglicht Ihnen, Zugänge für Partnerfirmen zu vergeben, mit denen nur bestimme Aktionen zu bestimmten Terminen durchgeführt werden können. Beispielsweise können eigene Termine mit dem Patientennamen gelistet werden, während andere Termine nur einen neutralen Schriftzug wie »belegt« erhalten und sich nicht öffnen lassen. Dies kommt typischerweise bei Netzwerken eng zusammenarbeitender Organisationen zum Einsatz.

Abhängige Termintypen (weitere Ressourcen)

Zu bestimmten Terminen müssen weitere Ressourcen gebucht werden, z.B. ein Raum, ein Gerät, eine Vorbereitung oder eine Nachbereitung. termidat bietet nur freie Termine an, die alle diese Voraussetzungen erfüllen und erledigt die Ressourcenbuchung gleichzeitig mit der Terminbuchung.

Kettentermine

Eine Buchung kann mehrere "Teiltermine" beinhalten (z.B. Reifenwechsel + Sommercheck oder Ausweisverlängerung + Rentenantrag). Ihr Regelwerk bestimmt, ob die Teiltermine zu einem längeren Termin zusammengeführt oder auf unterschiedliche Kalender verteilt werden. Im zweiten Fall berücksichtigt termidat automatisch alle Möglichkeiten, die Termine auf die verschiedenen Kalender zu verteilen.

Organisationsschritte (Anfrage, Bestätigung...)

Ein Termin kann beliebig viele frei definierbare Organisationsschritte (Anfrage, Rückfrage, Bestätigung, Vorbereitet...) haben. Da jedem Organisationsschritt eine Farbe zugeordnet werden kann, können Sie in der Terminübersicht auf einen Blick anstehende Arbeiten erkennen.

Erlaubnisverwaltung für Organisationsschritte

Eine dedizierte Erlaubnisverwaltung steuert, welcher Benutzer welche Termine mit welchen Organisationsschritten wie bearbeiten darf. Durch die zugehörigen Terminfarben erkennt jeder Beteiligte in der Übersicht, wessen Aktion ggf. noch fehlt.

Serientermine

Die Serientermin-Funktion erleichtert das Anlegen regelmäßig wiederkehrender Termine.

Öffnungszeiten je Termintyp

Neben den normalen Öffnungszeiten können auch Öffnungszeiten für verschiedene Termintypen vergeben werden: „Dienstleistung X nur bis 12:00h“.

Privilegierte Öffnungszeiten

Neben den normalen Öffnungszeiten kann ein kompletter zweiter Satz Öffnungszeiten für ausgewählte Benutzer vergeben werden; z.B. um das Wochenende für private Termine zu öffnen.

Urlaub, Dienstpläne und Wechselschichten

Eine optimierte Oberfläche erlaubt Ihnen die schnelle Eingabe beliebiger Dienstzeiten.

Dienstpläne je Termintyp

Jeder Termintyp kann eigene Dienstzeiten bekommen. Dadurch können Sondersituationen, z.B. Messeauftritte, gehandhabt werden.

Sperrung von zu kurz- und langfristigen Buchungen

Sie können für jeden Termintyp Grenzen für zu kurzfristige oder zu langfristige Buchungen einstellen.

Buchungsbestätigungen

Nach Vereinbarung eines Termins können sowohl Sie als auch Ihre Kunden/Patienten automatisch eine Bestätigung per Email erhalten. Standardmäßig enthält die Kunden-Email einen Link, mit dem der Termin bearbeitet oder gelöscht werden kann.

Steuerung Emailversand

Welche Beteiligten bei welchen Buchungen in welchen Kalendern Emails erhalten, kann frei festgelegt werden.

Erinnerungs-Emails

Vor jedem Termin können 2 Erinnerungen (z.B. 24 h vorher und 1 h vorher – jeweils an beliebig viele Beteiligte) versendet werden.

Freie Auswahl der Eingabefelder

Jeder Kalender hat standardmäßig (neben den technisch nötigen Feldern) 20 Felder für Texte, die Sie in der Verwaltung wahlweise freischalten und (ggf. mehrsprachig) mit eigenen Bezeichnern versehen können. Einige davon haben Sonderrollen (Emailadresse für Emails und das Feld, dessen Inhalt für Suche und Übersicht verwendet wird), der Rest ist frei verwendbar. Sie können auch Felder wie "Interne Bemerkung" definieren, die für Gäste nicht sichtbar sind.

Vollständig freie Auswahl der Daten

Jedem Kalender ist eine eigene Datenbank-Tabelle hinterlegt, somit können auch Buchungen mit nahezu beliebigen Daten erfasst werden.

Freie Gestaltung von Eingabefeldern

Bestimmte Felder können nicht nur als Texteingabe, sonden auch als Auswahlliste (Select), Radiobuttons oder mehrzeiliges Textfeld dargestellt werden.

Termintypen steuern Felder

Bestimmte Felder können je nach Termintyp ein- oder ausgeblendet werden. Beispiel: Nur wenn Termintyp "Reifenwechsel" gewählt wird, erscheint bei der Buchung eine Auswahl "Reifen sind eingelagert".

Betriebsarten

Beispiel: Ein Termintyp soll automatisch nur im Winter angeboten werden. Dazu kann die Betriebsart WINTER eingeführt werden, die dann bestimmten Zeiträumen und dem Termintyp zugeordnet wird.

Regeln für die Berechnung der Dauer

Die Dauer der Termine wird festgelegt durch 1) Ein durch Sie festlegbares Raster, z.B. "immer 20 Minuten" oder 2) Durch Festlegung verschiedener Termintypen mit hinterlegter Zeit (kurze Beratung 10 Min, Behandlung X 15 Minuten usw.) oder 3) Anhand der expliziten Eingabe in Stunden und Minuten (i.d.R. genutzt bei B2B-Buchungen).

Programmgesteuerte Berechnung der Dauer

Die Dauer der Termine kann auch anhand komplexerer hinterlegter Regeln berechnet werden.

Verteilung der Buchungen eines bestimmten Termintyps auf mehrere Kalender

Falls Sie mehrere Dienstleister (z.B. Friseure) beschäftigen, die den gleichen Termintyp (z.B. Haare waschen) anbieten, kann termidat entsprechende Buchungen automatisch verteilen.

Eingabehilfe (automatische Vervollständigung)

Anbieter haben die Möglichkeit, wiederkehrende Buchungseinträge im Browser zu speichern (Gäste aus Datenschutzgründen nicht). Nach Eingabe der ersten Buchstaben eines gespeicherten Nachnamens wird angeboten, alle Felder des Formulars automatisch zu vervollständigen.

Reaktion auf Dateneingaben, Auswahl Termintypen usw.

Spezielle Überprüfungen und Reaktionen des Systems auf bestimmte eingegebene Daten können hinterlegt werden.

Termin-Historie

Die Historie zeigt, welcher Benutzer welche Aktionen (Anlegen, Ändern, Löschen) in den letzten drei Monaten durchgeführt hat.

Darstellung mobile Geräte

Jeder Kalender hat eigene Zugänge, die für mobile Geräte optimiert sind.

Verschiedene Screenflows

Buchungen können ergänzt werden mit belieben weiteren "Screens", z.B. für eine zweite Buchung (Hin- und Rückfahrt), den Übergang zu einem Bezahlsystem oder zu Formularen auf einem anderen Server.

Homepageintegration

termidat kann im Erscheinungsbild nahtlos an Ihre Homepage angepasst und in diese integriert werden.

Design via Verwaltung

Große Teile der Darstellung können menügesteuert in der Verwaltung an Ihr Corporate Design angepasst werden.

Design via CSS (Stylesheets)

Weitergehende Anpassungen sind durch Upload von CSS-Dateien möglich.

Individuelle Formulare

Die Formulare zur Eingabe der Daten können durch von Ihnen angelieferte Formulare ersetzt werden, z.B. um den Übergang von einem Altsystem zu vereinfachen.

Ihr Logo

Für Kunden-/Patienten-Buchungen kann Ihr Logo an geeigneten Stellen eingeblendet werden.

Mehrsprachigkeit

Gegenwärtig sind neben Deutsch die Sprachen Englisch, Französisch, Italienisch und Russisch hinterlegt – Erweiterungen werden hinzukommen.

Microdata

Für Slots können Veranstaltungszeiten, -orte, Preise usw. als Microdata (gem. WHATWG) ausgegeben werden. Suchmaschinen erleichtert das die Interpretation welche Veranstaltungen wo und wann stattfinden. Sie können beispielsweise den Längen- und Breitengrad unsichtbar hinterlegen: die Auffindbarkeit Ihres Angebotes bei Suchanfragen "aus der Nachbarschaft" kann dadurch verbessert werden.

Termintypen

Termintypen können als einfacher Text, aber auch mit Titel und einem Bild dargestellt werden.

Liste

Slots können in Listenform als einfacher Text, aber auch mit Titel, einem Bild und Microdata dargestellt werden. Ebenso können die Termine eines Tages platzsparend als einfache Liste dargestellt werden.

Wochenübersicht

Die meistverwendete Ansicht: Belegte und freie Zeiten werden stundenplanähnlich in einer Wochenansicht gezeigt. Das Raster ist dabei ebenso wie die meisten Abmessungen frei einstellbar.

Monat / Tag

Etwas platzsparender ist die kombinierte Ansicht einer Monats- und Tagesübersicht. Nach Klick auf einen Tag in der Monatsübersicht werden alle oder eine Auswahl der buchbaren Zeiten dieses Tages gezeigt. Ihre momentane Auslastung ist so nicht erkennbar. Selbstverständlich kann diese Ansicht ebenfalls für Ihre internen Termine verwendet werden. Der Zugang für mobile Geräte verwendet aus Platzgründen eine getrennte Monats- und Tagesübersicht.

Mehrere Kalender gleichzeitig

Zur Koordination mehrerer Kalender können diese innerhalb der selben Wochenansicht mit mehreren Spalten pro Tag gezeigt werden (Mo-Mo-Mo-... Di-Di-Di-... Mi-Mi-Mi-...).

Weitere Terminübersichten / Raster

Übersichten über andere Zeiträume, z.B. über ein Quartal oder zwei Wochen gleichzeitig können ebenfalls realisiert werden. Auch unregelmäßige Zeiten (1. Termin 8:30-10:00, 2. Termin 10:15 bis 11:45) sind in einer übersichtlichen Tabelle möglich. Buchbare Termine als einfache "Textzeilen" untereinander zu zeigen ist ebenfalls möglich.

Erweiterte Navigation

Die normale Navigation der Wochenansicht umfasst Sprünge zu +/- 3 KW vor/nach [heute]. Spezielle Wünsche wie quartalsweise Sprünge oder Sprünge zu einem bestimmten Datum (z.B. einem Event) oder zum nächsten freien Termin können ebenfalls geschaltet werden.

Zusätzliche Texte (über und unter der Übersicht, über den Spalten)

Ober- und unterhalb der Terminübersicht können Sie Texte („Bitte denken Sie an...“) anzeigen. Direkt unter den Tagesspalten der Wochenansicht können ebenfalls Texte angezeigt werden (z.B. Mittwoch „Kindersprechstunde“).

Suche Datumsgenau / Minutengenau / Nach Inhalt

Auf Wunsch, z.B. um alle Termine einer Arbeitsschicht auszudrucken, ermöglichen wir Ihnen minutengenaue Auswahl. Standard ist die etwas einfachere tagesgenaue Auswahl.

Suchergebnisse zum Download im ICAL-Format

ICAL-Dateien (gemäß RFC 244) haben ein gängiges Format, das von den meisten Kalendern importiert werden kann.

Suchergebnisse zum Download in beliebigem Format

Änderungen des Downloadformats können erforderlich werden, wenn die Termine z.B. für statistische Auswertungen in ein spezielles Softwarepaket importiert werden sollen.

Tabellarische Darstellung der Termine eines oder mehrerer Kalender

Sowohl in der Suche als auch im Report können mehrere Kalender untereinander dargestellt werden.

Beliebige Felder

Neben den Zeiten und der Aufschrift des Termins können beliebige weitere Felder in Suche und Report dargestellt werden.

Personenbezogene Daten, DSGVO

Wenn erforderlich, können Sie mit uns eine "Datenschutzvereinbarung im Rahmen der Auftragsdatenverarbeitung" abschließen (gem. DSGVO). Darin sind unsere organisatorischen Maßnahmen zu Sicherheit und Datenschutz dokumentiert.

PGP Mails

Registrierte Benutzer haben die Möglichkeit, ihre Emails per PGP verschlüsselt zu erhalten. PGP ist eine End-To-End Verschlüsselung, die in Fachkreisen hohes Ansehen genießt. Naturgemäß muss für eine End-To-End Verschlüsselung an Ihrem (Ziel-) Rechner eine Software zur Entschlüsselung verfügbar sein.

Anonymisierte Daten

Wenn puristische Sicherheit erforderlich ist, verzichten wir vollständig auf die Speicherung der Buchungsdaten: Wir senden sie per Email (ggf. verschlüsselt) direkt an Sie und/oder Ihre Kunden, und speichern in termidat lediglich, dass der entsprechende Zeitraum belegt ist.

Anonymisierte Daten bei Verwendung eines lokalen Systems

Wenn Sie termidat zusammen mit einem lokalen System verwenden, werden Termine, nachdem sie in ihr lokales System übertragen wurden, in termidat durch neutrale "belegt"-Informationen ersetzt. Die personenbezogenen Daten bleiben auf Ihrem lokalen System.

Zyklische Löschung

Die Löschung von Altdaten ist aus unserer Sicht ein wichtiges Element für Datensicherheit. Deshalb werden alle Buchungsdaten, die z.B. länger als 3 Monate (einstellbar) in der Vergangenheit liegen, gelöscht.

Keine Cookies, Buchungen ohne Javascript möglich

termidat verwendet keine Cookies um Daten auf den Rechnern Ihrer Kunden/Patienten abzulegen. Standardbuchungen sind ohne eingeschaltete Javascript-Funktion möglich. Die Verwaltung des Systems und ggf. individuelle Erweiterungen benötigen jedoch Javascript.

Zugang über SSL

Eine abhörsichere Verbindung über einen zertifizierten SSL/TLS-Zugang mit Perfect Forward Secrecy ist möglich.

Server in Deutschland

Unsere Server sind in Deutschland gehostet. Der Provider hat keine reguläre Möglichkeit, die gespeicherten Termine auszulesen.

Betriebssicherheit durch Redundanz

Durch in unterschiedlichen Rechenzentren betriebene Server, die sich ständig gegenseitig aktualisieren, bleibt termidat auch bei Komplettausfall eines Rechenzentrums erreichbar.

Dynamische Verwaltung

Wir können die Verwaltung von termidat dynamisch Ihren Bedürfnissen anpassen. Dadurch, dass nur die für die jeweiligen Benutzer erforderlichen Dinge gezeigt werden, können z.B. Filialen mit eingeschränkten Rechten ihre Kalender selbst verwalten. Gleichzeitig wird die Bedienung durch den eingeschränkten Funktionsumfang vereinfacht. Eine Erweiterung für spezielle Wünsche ist ebenfalls möglich.

Individuelle Programmierung

Eine wesentliche Komponente von termidat ist die Makro-Fähigkeit. Damit lassen sich auch ungewöhnliche Anforderungen realisieren. Schildern Sie uns Ihre Vorstellungen für Ihre „Termine nach Mass“.

Keine Installation

termidat läuft auf unseren externen Servern - Ihre Kunden und Sie benötigen lediglich einen Internetzugang und einen Internet-Browser.

Email-Support

Telefon-Support

Kündigung 4 Wochen zum Ende des Monats